Leitfaden · E-Rechnung

E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028: Was jetzt gilt — und was Sie tun müssen.

Deutschland stellt die B2B-Rechnung verbindlich auf strukturierte elektronische Formate um. Hier ist der Zeitplan mit den echten Schwellenwerten, was überhaupt als E-Rechnung zählt — und wie Sie heute schon konform ausstellen.

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Der Zeitplan

Drei Phasen bis zur vollen Pflicht.

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Entscheidend sind zwei Daten: der 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz — und der 1. Januar 2028 für alle.

seit 01.01.2025

Empfangspflicht für alle

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — die Zustimmung des Empfängers ist für E-Rechnungen nicht mehr erforderlich. Papier und einfache PDF dürfen im Versand übergangsweise weiter genutzt werden, längstens bis Ende 2026.

ab 01.01.2027

Ausstellungspflicht > 800.000 €

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Formate verwenden.

ab 01.01.2028

Ausstellungspflicht für alle

Die Übergangsregelungen enden: Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen ausstellen — unabhängig vom Umsatz.

Quellen: BMF — FAQ zur E-Rechnung · IHK Frankfurt — E-Rechnungspflicht ab 2025

Was zählt als E-Rechnung

Strukturiert heißt: maschinenlesbar. Eine PDF reicht nicht.

E-Rechnung ist, was der europäischen Norm EN 16931 entspricht — ein strukturierter Datensatz, den Software ohne Interpretation verarbeiten kann. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert.

XRechnung

Reines XML nach EN 16931 — der Standard der öffentlichen Verwaltung, zunehmend auch im B2B. Kein visuelles Dokument; die Darstellung übernimmt die empfangende Software.

ZUGFeRD / Factur-X

Hybridformat: eine PDF für Menschen mit eingebettetem XML für Maschinen (ab Version 2.x EN-16931-konform). Der sanfte Umstieg, weil das gewohnte Dokument erhalten bleibt.

Nicht konform: einfache PDF

Eine per E-Mail verschickte PDF ohne strukturierte Daten ist ab den Stichtagen keine zulässige Rechnung im B2B mehr — genauso wenig wie Papier.

Aufbewahrung

E-Rechnungen sind elektronisch und unveränderbar aufzubewahren; die Pflichten der GoBD gelten unverändert. Ein strukturiertes Archiv gehört zur Umstellung dazu.

So hilft Kundevo

Konforme E-Rechnung — kein Zusatzmodul, kein Konverter, kein Umweg.

Das Rechnungsmodul erzeugt XRechnung (UBL 2.1) und ZUGFeRD direkt aus Ihren Daten — mit allem, was ein Rechnungsprozess sonst noch braucht.

Beide Formate ab Werk

Jede Rechnung als XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF exportierbar — je nachdem, was Ihr Empfänger verlangt.

Lückenlose Nummernkreise

Fortlaufende, revisionsfeste Rechnungsnummern — auch unter Last, auch bei Storno und Gutschrift mit eigener Nummer.

Deutsche Steuerlogik

19 % / 7 % / 0 % und Reverse Charge, Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG, Leistungsdatum und Zahlungsziele.

Mahnwesen inklusive

Offene-Posten-Liste, Mahnstufen mit Gebühren, überfällige Rechnungen automatisch erkannt und benachrichtigt.

Aus dem CRM heraus: Angebot → Rechnung ohne Medienbruch Modular: Rechnungsstellung für 24 € pro Nutzer/Monat

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle inländischen Unternehmen — auch Kleinunternehmer. Für die Ausstellung gelten die Übergangsfristen; ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B für alle verpflichtend. Details und Sonderfälle regelt das BMF-Schreiben — im Zweifel den Steuerberater fragen.
Betrifft das auch Rechnungen an Privatkunden (B2C)?
Nein — die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Für Endverbraucher ändert sich nichts; hier bleibt die PDF- oder Papierrechnung zulässig.
Wir empfangen E-Rechnungen nur per E-Mail-Postfach. Reicht das?
Ein E-Mail-Postfach genügt formal als Empfangsweg. Praktisch brauchen Sie aber Software, die XRechnung/ZUGFeRD liest, prüft und archiviert — sonst bleibt die Maschinenlesbarkeit ungenutzt und die Verarbeitung manuell.
Was passiert, wenn wir ab 2027/2028 weiter PDF verschicken?
Die Rechnung entspricht dann nicht mehr den umsatzsteuerlichen Anforderungen — mit Risiken beim Vorsteuerabzug Ihres Kunden und in der Betriebsprüfung. Ihre Kunden werden konforme Formate schlicht einfordern.

Bereit vor der Pflicht

Stellen Sie Ihre erste E-Rechnung heute aus.

Rechnungsmodul aktivieren, Empfänger anlegen, XRechnung oder ZUGFeRD exportieren — in Minuten, nicht in Projekten.

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Hinweis: Dieser Leitfaden ist keine Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte gibt Ihr Steuerberater.